Space optimization: How big does an office have to be?

Kosten senken im Unternehmen

Eine Studie des IW Köln bestätigt: Die Kosten der Büronutzung sind für Unternehmen nach den Personalkosten oft der zweitgrößte Kostenblock. Flächenoptimierung in den Blick zu nehmen hat daher gleich mehrere Vorteile: Indem Flächen an den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen angepasst werden, können überschüssige Flächen umgenutzt oder gar abstoßen werden. Das spart laufende Kosten. Gleichzeitig geht mit einem Umbau auch immer eine Modernisierung einher. Das bedeutet Effizienzsteigerung für Mitarbeitende und dementsprechend geringere Personalkosten bei steigendem Umsatz.

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Kosteneinsparung in Unternehmen – Beispiele

Flächenoptimierung war auch Thema für die Gothaer Versicherung in Köln – weg vom konventionellen Abteilungsdenken hin zum agilen Miteinander. Dank der Auflösung von Einzelbüros konnte die Bürofläche effizienter geplant werden. Dadurch wurden neue Bereiche frei, die nun flexibel für Besprechungen und kreative Brainstormings genutzt werden. Entstanden ist ein Multispace, der durch Desk Sharing und vielfältige Möglichkeiten für effiziente Projektarbeit geprägt ist.

Eine ähnliche Transformation hat auch NEW Netz in Mönchengladbach durchlaufen: Dank einer Raster-Struktur können die einzelnen Module jetzt flexibel an unterschiedliche Arbeitssituationen angepasst werden. Das Raumkonzept für die neuen Arbeitswelten macht flache Hierarchien räumlich erlebbar und stärkt die Mitarbeiterzufriedenheit – ein weiterer wichtiger Aspekt für die Senkung von Personalkosten.

Flächenbedarf pro Mitarbeiter im Büro

Doch wie viel Bürofläche brauchen Unternehmen nun künftig? Das hängt von verschiedenen Faktoren ab: Die Bürofläche pro Mitarbeiter verändert sich beispielsweise durch die Menge des in Anspruch genommenen Homeoffice. In einer Studie wird geschätzt, dass 85% der Bürobeschäftigten ihre Arbeit aus dem Homeoffice ausüben könnten. Der IW Köln gibt ergänzend dazu an, dass Beschäftigte im Durchschnitt mittlerweile zwei Tage in der Woche aus dem Homeoffice arbeiten. Lediglich 11%, die die Möglichkeit dazu hätten, möchten dieses Angebot nicht in Anspruch nehmen. Daher ist die Einführung von Desk Sharing in den meisten Unternehmen sinnvoll. So muss nicht mehr jedem Mitarbeitenden ein eigener Schreibtischplatz zugewiesen werden und der Flächenbedarf pro Mitarbeiter sinkt.

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Büroflächen-Rechner

Der konkrete verbleibende Flächenbedarf im Büro kann für jedes Unternehmen mit einem Büroflächen-Rechner ermittelt werden. Dazu werden alle individuellen Parameter eingegeben, die am Ende den eindeutigen Wert ergeben, wie viel Bürofläche sich einsparen lässt. Berücksichtigt werden dabei automatisch auch die rechtlichen Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung an einen Arbeitsplatz.
Die Studie des IW Köln geht davon aus, dass die Anwesenheitsquote der Mitarbeitenden deutlich sinken wird. Dadurch ließen sich in jedem Unternehmen Bürofläche einsparen.

New Work Vorteile

Um den Flächenbedarf im Büro zu optimieren, ist die gleichzeitige Einführung eines modernen Bürokonzepts sinnvoll. Denn eine Reduktion von Bürofläche alleine bringt nicht die gewünschte Effizienzsteigerung mit sich. Diese lässt sich erst durch eine gute Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden realisieren. Dazu rücken Flächen für Kommunikation und Austausch in den Mittelpunkt. Hier wird Informationsfluss sowie kreative Ideenfindung gefördert. Das steigert wiederum die Innovationsfähigkeit im Unternehmen.

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Wirtschaftlichkeit steigern

Bereits vor der flächendeckenden Verbreitung von Homeoffice wünschten sich laut IBA 36% der Beschäftigten modernere Möglichkeiten, miteinander zu arbeiten und in Austausch zu kommen. Jeder fünfte Arbeitnehmer hat keinen Zugang zu Bereichen, die vornehmlich der informellen Kommunikation dienen, gibt der IBA an. Dabei hängt die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens in bedeutendem Maße von der Leistung und Zusammenarbeit des Teams ab. Potential zur Effizienzsteigerung, das also bisher ungenutzt ist.

Gleichzeitig sorgt ein moderner Workspace für Attraktivitätssteigerung des Arbeitsgebers. Das bindet Mitarbeiter und gibt ihnen Identifikationspunkte mit dem Unternehmen. Fast 70% der Erwerbstätigen geben laut IBA an, bei der Arbeitgeberwahl auf die Attraktivität der Arbeitsumgebung wert zu legen. Langfristige Wirtschaftlichkeit kann also nur erreicht werden, wenn Fachkräfte gewonnen und gebunden werden und die Zusammenarbeit untereinander gefördert wird.

Determining space requirements in your company

Our interior designers from Düsseldorf and Hamburg will calculate individually for you how much office space you will need in your company in the future and what space optimization is feasible. Depending on your strategic objectives for your office planning and an individual needs analysis will identify the remaining space requirement. In strategy workshops, we address the questions of how high the proportion of working from home is in your company; which spaces and areas you need to be able to carry out your activities efficiently; or how your teams should work together in the future. The answers and spatial requirements are used as a basis for the office space calculator and provide the space structure for your new office planning.